Comment choisir un logiciel de gestion des congés ?

Comment choisir un logiciel de gestion des congés ?

25 mai 2021 Non Par Amine

Le choix d’un logiciel rh de vacances n’est pas une tâche facile, car il doit satisfaire tout le monde dans l’entreprise, des fonctions ressources humaines aux collaborateurs, en passant par les managers. Cependant, ses avantages en termes de gain de temps et de performances sont immenses ! Je vous garantis que vous ne manquerez pas le formulaire de vacances Excel …

Voilà, vous avez répertorié vos besoins et êtes prêt à prendre des mesures pour dématérialiser les congés payés et la gestion des congés pris au sein de votre organisation. A ce stade, bien entendu, vous avez identifié au moins trois domaines à prioriser lors du choix des outils de gestion rh : le paramétrage avancé, la connexion au logiciel de paie et le respect de la réglementation française. Pour vous aider à choisir la solution de gestion des ressources humaines disponible sur le marché, voici cinq points clés à considérer.

Pour vous aider à répondre à cette question et à trouver le logiciel qui correspond à votre entreprise, voici une liste de questions à vous poser :

  • Combien de personnes utilisent le logiciel quotidiennement ?
  • Ai-je besoin d’un logiciel conçu pour ma taille d’entreprise ?
  • Ai-je besoin de consulter le planning des congés en temps réel ?
  • Quelles interconnexions sont nécessaires (export vers logiciel de paie, logiciel SIRH, etc.) ?
  • Quel est mon budget ?
  • L’interface rend-elle l’utilisation de l’outil agréable et facile ?
  • Le logiciel doit-il également comporter des fonctionnalités de gestion des temps, de gestion des notes de frais, par exemple ?

1. Un logiciel de gestion des congés paramétrable et intuitif

Évolutif à votre agence, proposé dans des profils personnalisables, des groupes d’utilisateurs et des liens hiérarchiques. Adéquat, intégrant tous les types de vacances et d’absences publiques et de toutes les règles connexes conformément à la législation. Mettant à disposition des circuits de validation adaptés aux types d’absences. Par exemple, les vacances payées et validées par le N + 1, mais les maladies traitées par le responsable des ressources humaines.

2. Un planning de congés partagé

Cette fonctionnalité est l’un des principaux avantages des logiciels de gestion du personnel, car elle permet aux managers et aux membres du service d’avoir une plus grande visibilité. L’ergonomie, la simplicité, le gain de temps, ces critères sont nécessaires afin que la gestion des managers et la traçabilité globale des responsables des ressources humaines soit simplifiée. Le concept d’allocation est également essentiel pour garantir une gestion administrative du personnel car, par exemple, le drh dissimulera la nature des congés de maladie aux autres employés. 

3. Expertise et qualité logicielle !

Mobilité : Chaque collaborateur n’est pas équipé exactement du même équipement (ordinateurs de bureau, tablette ou smartphones), et la solution collaborative, le logiciel RH choisi doit être adaptée à leur métier et à leurs besoins mobiles croissants. 

Protection des données : assurez-vous que le progiciel que vous choisissez est conforme au règlement général sur la protection des données (RGPD).

Connexion avec les logiciels de gestion de la paie : L’interopérabilité avec les principaux logiciels du marché est un avantage majeur, et vous évite d’avoir à rentrer à la fin du mois. Au moins, le logiciel sirh doit fournir à votre comptable une fonction “export” Excel.

4. Un calcul et un contrôle des soldes automatiques

Cette opération automatisée doit être réalisée en toute simplicité selon les contraintes habituelles : date de location, éventuelles absences, changement d’heures travaillées, etc. L’outil de gestion doit être capable de gérer tous les éléments qui ont un impact sur le compteur, et être capable de gérer les demandes à travers des prévisions ou des attentes. L’objectif est de gagner du temps ! 

5. Un outil en français et un support francophone  

Les logiciels de paie utilisés pour gérer les congés payés sur le marché se trouvent principalement en France ou aux États-Unis. N’oubliez pas que tout en respectant le cadre légal, le support client français vous aidera grandement dans la mise en place de règles spécifiques pour votre organisation en respectant la législation. La gestion des congés et absences est un sujet complexe, sur lequel il est préférable d’échanger dans sa langue maternelle !